domingo, 2 de diciembre de 2012
ESTRUCTURA
ESTRUCTURA
Es una hoja de calculo matriz, parecido a una hoja de papel cuadriculado), formada por un numero determinado de filas y columnas .Una hoja de calculo consta de 65 536 filas y 256 columnas cuyos rótulos situados en el margen van desde la letra A hasta IV.
El entorno de trabajo de StarCalc presenta un grado de complejidad superior respecto al resto de las aplicaciones que hemos visto hasta el momento. Por ese motivo, nos dedicaremos durante la presente sección a analizar la estructura que posee una hoja de cálculo. Para hacer más clara esta explicación podemos definir una hoja de cálculo, es decir el documento que aparece activo dentro de la ventana principal de StarCalc, como una especie de libro que puede contener varias hojas. En forma predeterminada cuando se inicia StarCalc el nuevo documento posee tres hojas de cálculo, denominadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3, las que aparecen representadas por una etiqueta en la parte inferior izquierda de la ventana, tal como puede verse en la Figura 01.03.
Figura 01.03:
Estas etiquetas representan a las tres hojas que posee en forma predeterminada cada nuevo documento de StarCalc. Cada una de estas hojas está compuesta por 32.000 filas y 256 columnas. Las filas se encuentran numeradas desde 1 hasta 32.000, y las columnas identificadas por letras que van desde la A hasta la Z, continuando luego desde la AA hasta la AZ y así sucesivamente, hasta alcanzar el valor máximo posible identificado por la combinación IV. Sobre el borde superior y sobre el borde izquierdo de la hoja de cálculo podrá observar una serie de botones conteniendo los valores mencionados previamente. Se trata de los encabezados de las columnas y de las filas respectivamente. Por intermedio de los mismos podrá llevar a cabo diferentes acciones. Por ejemplo, con una pulsación sobre ellos podrá seleccionar una columna o una fila en forma completa, mientras que al hacer click con el botón derecho del mouse se abrirá un menú contextual en el que hallará opciones para configurar parámetros en forma global. |
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Esta es simplemente una referencia para que usted se vaya familiarizando con la aplicación, ya que en un futuro abordaremos todos estos temas con detenimiento. Vea la Figura 01.04.
Figura 01.04:
Pulsando sobre los encabezados de las filas y las columnas podrá llevar a cabo un importante número de operaciones.
La intersección de las filas y las columnas permite definir celdas, que aparecen representadas en el interior del área de trabajo con un borde gris. De esta forma es posible identificar una celda en particular de acuerdo a la columna y la fila en la que se halla ubicada. Por ejemplo, la celda A1 es la que Figura en primer lugar en el ángulo superior izquierdo de la hoja mientras que la celda IV32000 es la ubicada exactamente en el extremo opuesto.
Las celdas son elementos de fundamental importancia dentro de las hojas de cálculo, ya que son las encargadas de almacenar toda la información existente en ellas. Cada celda puede contener datos de diverso tipo, como, por ejemplo, textos, números, fechas y fórmulas. Para seleccionar una celda, simplemente tendrá que pulsar sobre ella. Una vez efectuada esta acción podrá observar que el indicador de celda activa aparece sobre ella. Este indicador muestra los bordes de la celda remarcados, precisamente para que el usuario pueda reconocer a simple vista cuál es la celda que se encuentra activa. Las celdas poseen además su propio menú contextual, que puede observarse en la Figura 01.05. Para desplegarlo deberá pulsar con el botón derecho del mouse. Desde allí le será posible establecer diversos parámetros que afectan básicamente a la configuración de las mismas. Cabe destacar que cada vez que se abre una nueva hoja de cálculo la celda que aparece activa en forma predeterminada es A1.
Figura 01.05:
Las celdas poseen un menú contextual; para acceder al mismo deberá pulsar sobre ellas con el botón derecho del mouse. |
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CONTENIDO
Hoja Electrónica
Una hoja de trabajo es un recurso en forma de matriz que se utiliza para organizar datos numéricos y realizar cómputos con ellos para llevar a cabo análisis financieros. Puede haber la necesidad de actualizar esos datos numéricos con cierta regularidad.
Una Hoja Electrónica es un programa que organiza la información en filas(números) y columnas(letras), donde la intersección de éstas se conoce con el nombre de Celda (letra, numero). Los datos pueden ser procesados a través de formulas para obtener así un total o resultado. Para ejecutar estas formulas las Hojas Electrónicas obtienen la información desde varias celdas especificadas por el usuario, que representan información en diferentes formatos
Por su parte, las Hojas Electrónicas no son simples celdas para introducir numeros con los que realizar diferentes operaciones: son herramientas que permiten tratar esos numeros y hacer gráficos o exportarlos a otros documentos.
Actualmente el líder mundial en Hojas Electrónicas lo es EXCEL, ya que siempre ha sido el primero en aparecer con una nueva versión mucho mas mejorada. Sin embargo Lotus SmartSuite 97, Lotus ha dado un gran empuje a su programa y ha presentado una aplicación totalmente renovada, muy poderosa y fácil de manejar. La integración entre todos los elementos que componen la suite, la posibilidad de compartir la información de un documento con las diferentes aplicaciones del paquete, el aprovechamiento de todo lo que ofrece la tecnología de 32 bits y su total compenetración con Internet, son las principales características que definen estos paquetes. Sólo con ellos ya sería posible realizar una multitud de tareas con el Computador.
Una hoja electrónica de trabajo es un programado que emula en forma electrónica la hoja de trabajo. Reemplaza los tres instrumentos típicos de trabajo de un analista financiero: la hoja de trabajo en papel, el lápiz y la calculadora. La hoja de trabajo es reemplazada por un conjunto de celdas dispuestas en filas y columnas (matriz) cuyo contenido se guarda en la memoria principal de la computadora; el lápiz queda reemplazado por el teclado y la unidad de aritmética y lógica reemplaza la calculadora.
Las hojas electrónicas de trabajo aumentan grandemente la eficiencia, precisión y productividad del usuario. Una vez la hoja ha sido preparada, se pueden realizar comparaciones haciendo cambios en ella (qué pasa si...) y recalculando automáticamente a base de los valores nuevos que han sido entrados. Esto le deja más tiempo al usuario para realizar decisiones creativas.
Una hoja electrónica es muy útil cuando se utiliza para hacer contabilidad, gráficos de estadística, facturas, cotizaciones, proporcionalidades, entre otros.
En una hoja de calculo se pueden utilizar funciones, las cuales sirven para hacer mas fácilmente las labores que cotidianamente es difícil ejecutar. Algunas de estas funciones y sus tareas que desempeñan son:
Cos Devuelve el coseno de un ángulo
Fact Devuelve el factorial de un numero
PI Devuelve el valor pi; 3.14159265
Suma Suma todos los números en el rango suma
Mediana Devuelve la mediana o el número central de conjunto de números
Min Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto
Moda Devuelve el valor frecuente o que más se repite en una matriz o rango de datos
La forma para escribir estos operadores es:
=suma(a1:a20)
(=) operador que indica que se ejecuta una operación
(suma) Función
(a1) celda inicial a sumar
(:) indica que la celda a1 es la inicial y continuara sumando una por una hasta la a20
Nota: Estas funciones son ejecutadas en Excel 97.
En la hoja electrónica de Excel 97 se pueden insertar mapas del mundo por medio de un programa llamado Microsoft Map. Así como cambiar el color de las celdas, o del rango de celdas, también se pueden insertar dibujo hechos por el usuario o dibujos ya elaborados, así como mapas de bits o cualquier otro tipo de vinculo que exista con Microsoft Windows.
Se pueden también hacer macros automáticas, ya sea programadas por el usuario o grabadas por Excel, y estas macros ejecutan operaciones rápidas y que un usuario con pocos conocimientos de una hoja de calculo, gracias a estas macros puede trabajar en Excel mas fácilmente.
También puede abrir asistentes de la hoja de calculo para hacer mas fácilmente facturas, notas, nominas, informes, pedidos. Facilitándole así la edición de los mimos.
Una hoja electrónica consta de celdas, las cuales están distribuidas por renglones y columnas, las cuales tienen una capacidad desde la A hasta la IV y desde el 1 hasta el 65536. Se pueden hacer también operaciones matemáticas como suma (+), resta (-), división (/), multiplicación (*), escribiendo el signo igual(=) antes de la formula.
La estructura básica de las formulas es:
=a3*a15
(=) operador que especifica el inicio de una formula.
(a3) rango de celda inicial a multiplicar
(*) operador que multiplica la celda inicial
(a15) celda multiplicada
Nota: en la celda que se escribe la formula se escribirá el resultado.
En Excel se pueden tener varias hojas electrónicas en un solo archivo, y se pueden hacer vínculos entre ellos, así como ejecución de macros automáticas (antes mencionadas).
El primer programado de hoja electrónica de cálculo para una computadora personal lo fue VisiCalc(introducido en el verano de 1978). Este programado fue desarrollado por Dan Bricklin, estudiante deHarvard Business School, y su amigo Bob Frankston, un programador de computadoras. A Bricklin se le ocurrió la idea de VisiCalc cuando se vio obligado a pasar largas horas calculando a mano, una y otra vez, los valores que debía insertar en sus hojas de trabajo para resolver los problemas de análisis financiero que le habían asignado sus profesores. VisiCalc se convirtió en un gran éxito y fue responsable de la venta de miles de computadoras Apple II. (La microcomputadora Apple I hizo su aparición en 1976. Producida por Steve lobs y Steve Woznaik, fue uno de las primeros modelos de mic.
Hoja Electrónica
La hoja electrónica es una hoja de cálculo que permite la manipulación de datos arreglados en filas y columnas. Las columnas están representadas por letras y las filas por números. La intersección de la columna y la fila se conoce como la celda. La dirección de la celda es la letra (o las letras) de la columna con el número de la fila. Ejemplo: la dirección de la celda que queda en la segunda fila y la cuarta columna es D2.
Una celda puede contener texto, un número o una fórmula que establece una relación con otras celdas, o sea que, puede trabajar con datos alfanuméricos, numéricos y lógicos. Cada vez que se cambia el contenido de una celda, la hoja electrónica libera de lo tedioso de hacer calcular nuevamente a mano, ahorrando una gran cantidad de tiempo.
Algunos ejemplos de funciones son: SUM, AVERAGE, LOOKUP, COUNTIF. La forma correcta de presentar una fórmula que utiliza una función es a través de los siguientes pasos:
1. colocar el símbolo = de es igual
2. escribir la función, Ejemplo: SUM
3. calcular dentro del paréntesis las celdas que definen el rango a sumarse. Ejemplo: (A1:A10) o (A1:F1)
Al final debe de quedar de la siguiente manera:
=SUM(A1:A10) Esta fórmula suma las celdas desde la A1 hasta la A10, por lo tanto, está sumando las celdas en la columna A
=SUM(A1:F1) Esta fórmula suma las celdas desde la A1 hasta la F1, por lo tanto, está sumando las celdas en la fila número uno
La hoja electrónica permite crear gráficas para representar los datos que se encuentren en la hoja. Las gráficas pueden ser de varios tipos, tales como: lineales, circulares ("pie charts"), de barras verticales, horizontales y de tres dimensiones.
Como ejemplos de aplicaciones de las hojas electrónicas, se pueden mencionar: inventario, registro de datos, balanceo de chequera, planificación de producto, requerimientos de materiales y labores, producción del informe del tiempo, presupuesto, adquisición y búsqueda de bienes raíces, análisis de bienes raíces y mercadeo, etc. Los paquetes complejos de hojas electrónicas pueden hacer comparaciones de lógica como "if-then-else" o pruebas de "less than/greater than". Estas operaciones se utilizan en tareas como el cálculo de nóminas.
Actualmente las hojas electrónicas utilizan un menú horizontal. Cada opción de este menú posee los "pop-up menus" o menús verticales. Además, poseen los "toolbars" que son herramientas de acceso gráfico de los menús. Algunas de las herramientos más utilizadas son: "standard, formatting, "chart" y "drawing". También, poseen una barra de fórmula que ayuda en la corrección de errores de fórmulas o textos y nos indica la posición del cursor.
La primera hoja electrónica en ser desarrollada se conoce como Visicalc, pero no es de uso común actualmente. Las hojas electrónicas más utilizadas son: Microsoft Excel y Lotus 123. A continuación se presentan las teclas que controlan la posición del cursor, los menús, los botones y los mandatos más usados en Microsoft Excel.
HISTORIA
Historia de las Hojas Electrónicas
Programa del tipo de hoja de calculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de prestamos hipotecarios.
ORIGEN Y EVOLUCIÓN
Varias informaciones acerca de los sistemas de información y algunas personas, confirman que la primera hoja electrónica, llamada Visicalc fue creada en el año 1978 por Daniel Bricklin, quien fue alumno de la facultad de negocios de Harvard, además cabe mencionar que fue él quien inventó las Hojas Electrónicas. Bricklin supuestamente estaba preparando una Hoja Electrónica para un HBS (caso de estudio) y para la creación de esta tenía dos alternativas.
-Hacerlo a mano o usar una terminal de tiempo compartido que usaba un Mainframe.
Bricklin, quería hacer un programa donde los usuarios obtuvieran la capacidad de visualizar una hoja cuadriculada tal y como los Contadores hacían a mano. Su visión era “una pizarra electrónica y una tiza electrónica en un aula”.
Para el verano de 1978, Bricklin ya había programado su primera versión ejecutable de su concepto. El programa le permitía al usuario insertar matrices de 5 columnas y 20 filas. La primera versión no era fácil de manejar y, debido a ésto Bricklin contrató a Bob Frankston, para así poder expandir la facilidad de uso del programa. Frankston expandió el programa a tal punto que redujo los requerimientos de éste, haciéndolo más poderoso y práctico para poder ser utilizado en un Microcomputador. Durante el verano de 1978, Daniel Flystra se unió a Bricklin y a Frankston. Flystra era mercadologo y sugirió que el producto podría ser de gran demanda si pudiera correrse en un computador Apple Macintosh. Entre los tres formaron una compañía conocida por el nombre de Software Arts Corporation la cual fue fundada en enero de1979 y era dirigida por Bricklin. En Abril de ese mismo año, la compañía comenzó a distribuir a Visicalc, cuyo nombre fue tomado de una abreviatura hecha de las palabras en inglés “Visible Calculator” (Calculadora Visible).Visicalc se convirtió en un fenómeno en la época de los 80 e incentivó a muchos negociantes a comprar Computadores Personales (PC). Más de 1 millón de copias fueron vendidas durante la producción total de Visicalc.
Padre de la Hoja Electrónica y principal diseñador de Visicalc, la primera “verdadera aplicación” para la PC. Estudió en la Facultad de Negocios de Harvard y además de esto, fue fundador de las compañías Software Arts y Software Garden, Inc. Junto a sus amigos Bob Frankston y Daniel Flystra.
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