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Hoja Electrónica

Una hoja de trabajo es un recurso en forma de matriz que se utiliza para organizar datos numéricos y realizar cómputos con ellos para llevar a cabo análisis financieros. Puede haber la necesidad de actualizar esos datos numéricos con cierta regularidad.

Una Hoja Electrónica es un programa que organiza la información en filas(números) y columnas(letras), donde la intersección de éstas se conoce con el nombre de Celda (letra, numero). Los datos pueden ser procesados a través de formulas para obtener así un total o resultado. Para ejecutar estas formulas las Hojas Electrónicas obtienen la información desde varias celdas especificadas por el usuario, que representan información en diferentes formatos

Por su parte, las Hojas Electrónicas no son simples celdas para introducir numeros con los que realizar diferentes operaciones: son herramientas que permiten tratar esos numeros y hacer gráficos o exportarlos a otros documentos.

Actualmente el líder mundial en Hojas Electrónicas lo es EXCEL, ya que siempre ha sido el primero en aparecer con una nueva versión mucho mas mejorada. Sin embargo Lotus SmartSuite 97, Lotus ha dado un gran empuje a su programa y ha presentado una aplicación totalmente renovada, muy poderosa y fácil de manejar. La integración entre todos los elementos que componen la suite, la posibilidad de compartir la información de un documento con las diferentes aplicaciones del paquete, el aprovechamiento de todo lo que ofrece la tecnología de 32 bits y su total compenetración con Internet, son las principales características que definen estos paquetes. Sólo con ellos ya sería posible realizar una multitud de tareas con el Computador.

Una hoja electrónica de trabajo es un programado que emula en forma electrónica la hoja de trabajo. Reemplaza los tres instrumentos típicos de trabajo de un analista financiero: la hoja de trabajo en papel, el lápiz y la calculadora. La hoja de trabajo es reemplazada por un conjunto de celdas dispuestas en filas y columnas (matriz) cuyo contenido se guarda en la memoria principal de la computadora; el lápiz queda reemplazado por el teclado y la unidad de aritmética y lógica reemplaza la calculadora.

Las hojas electrónicas de trabajo aumentan grandemente la eficiencia, precisión y productividad del usuario. Una vez la hoja ha sido preparada, se pueden realizar comparaciones haciendo cambios en ella (qué pasa si...) y recalculando automáticamente a base de los valores nuevos que han sido entrados. Esto le deja más tiempo al usuario para realizar decisiones creativas.

Una hoja electrónica es muy útil cuando se utiliza para hacer contabilidad, gráficos de estadística, facturas, cotizaciones, proporcionalidades, entre otros.

En una hoja de calculo se pueden utilizar funciones, las cuales sirven para hacer mas fácilmente las labores que cotidianamente es difícil ejecutar. Algunas de estas funciones y sus tareas que desempeñan son:

Cos Devuelve el coseno de un ángulo

Fact Devuelve el factorial de un numero

PI Devuelve el valor pi; 3.14159265

Suma Suma todos los números en el rango suma

Mediana Devuelve la mediana o el número central de conjunto de números

Min Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto

Moda Devuelve el valor frecuente o que más se repite en una matriz o rango de datos

La forma para escribir estos operadores es:

=suma(a1:a20)

(=) operador que indica que se ejecuta una operación

(suma) Función

(a1) celda inicial a sumar

(:) indica que la celda a1 es la inicial y continuara sumando una por una hasta la a20

Nota: Estas funciones son ejecutadas en Excel 97.

En la hoja electrónica de Excel 97 se pueden insertar mapas del mundo por medio de un programa llamado Microsoft Map. Así como cambiar el color de las celdas, o del rango de celdas, también se pueden insertar dibujo hechos por el usuario o dibujos ya elaborados, así como mapas de bits o cualquier otro tipo de vinculo que exista con Microsoft Windows.

Se pueden también hacer macros automáticas, ya sea programadas por el usuario o grabadas por Excel, y estas macros ejecutan operaciones rápidas y que un usuario con pocos conocimientos de una hoja de calculo, gracias a estas macros puede trabajar en Excel mas fácilmente.

También puede abrir asistentes de la hoja de calculo para hacer mas fácilmente facturas, notas, nominas, informes, pedidos. Facilitándole así la edición de los mimos.

Una hoja electrónica consta de celdas, las cuales están distribuidas por renglones y columnas, las cuales tienen una capacidad desde la A hasta la IV y desde el 1 hasta el 65536. Se pueden hacer también operaciones matemáticas como suma (+), resta (-), división (/), multiplicación (*), escribiendo el signo igual(=) antes de la formula.

La estructura básica de las formulas es:

=a3*a15

(=) operador que especifica el inicio de una formula.

(a3) rango de celda inicial a multiplicar

(*) operador que multiplica la celda inicial

(a15) celda multiplicada

Nota: en la celda que se escribe la formula se escribirá el resultado.

En Excel se pueden tener varias hojas electrónicas en un solo archivo, y se pueden hacer vínculos entre ellos, así como ejecución de macros automáticas (antes mencionadas).

El primer programado de hoja electrónica de cálculo para una computadora personal lo fue VisiCalc(introducido en el verano de 1978). Este programado fue desarrollado por Dan Bricklin, estudiante deHarvard Business School, y su amigo Bob Frankston, un programador de computadoras. A Bricklin se le ocurrió la idea de VisiCalc cuando se vio obligado a pasar largas horas calculando a mano, una y otra vez, los valores que debía insertar en sus hojas de trabajo para resolver los problemas de análisis financiero que le habían asignado sus profesores. VisiCalc se convirtió en un gran éxito y fue responsable de la venta de miles de computadoras Apple II. (La microcomputadora Apple I hizo su aparición en 1976. Producida por Steve lobs y Steve Woznaik, fue uno de las primeros modelos de mic.

Hoja Electrónica

  La hoja electrónica es una hoja de cálculo que permite la manipulación de datos arreglados en filas y columnas. Las columnas están representadas por letras y las filas por números. La intersección de la columna y la fila se conoce como la celda. La dirección de la celda es la letra (o las letras) de la columna con el número de la fila. Ejemplo: la dirección de la celda que queda en la segunda fila y la cuarta columna es D2.

   Una celda puede contener texto, un número o una fórmula que establece una relación con otras celdas, o sea que, puede trabajar con datos alfanuméricos, numéricos y lógicos. Cada vez que se cambia el contenido de una celda, la hoja electrónica libera de lo tedioso de hacer calcular nuevamente a mano, ahorrando una gran cantidad de tiempo.

   Algunos ejemplos de funciones son: SUM, AVERAGE, LOOKUP, COUNTIF. La forma correcta de presentar una fórmula que utiliza una función es a través de los siguientes pasos:

                                                               1. colocar el símbolo = de es igual

                                                               2. escribir la función, Ejemplo: SUM

                  3. calcular dentro del paréntesis las celdas que definen el rango a sumarse. Ejemplo: (A1:A10) o (A1:F1)

Al final debe de quedar de la siguiente manera:

=SUM(A1:A10) Esta fórmula suma las celdas desde la A1 hasta la A10, por lo tanto, está sumando las celdas en la columna A

=SUM(A1:F1) Esta fórmula suma las celdas desde la A1 hasta la F1, por lo tanto, está sumando las celdas en la fila número uno

   La hoja electrónica permite crear gráficas para representar los datos que se encuentren en la hoja. Las gráficas pueden ser de varios tipos, tales como: lineales, circulares ("pie charts"), de barras verticales, horizontales y de tres dimensiones.

   Como ejemplos de aplicaciones de las hojas electrónicas, se pueden mencionar: inventario, registro de datos, balanceo de chequera, planificación de producto, requerimientos de materiales y labores, producción del informe del tiempo, presupuesto, adquisición y búsqueda de bienes raíces, análisis de bienes raíces y mercadeo, etc. Los paquetes complejos de hojas electrónicas pueden hacer comparaciones de lógica como "if-then-else" o pruebas de "less than/greater than". Estas operaciones se utilizan en tareas como el cálculo de nóminas.

   Actualmente las hojas electrónicas utilizan un menú horizontal. Cada opción de este menú posee los "pop-up menus" o menús verticales. Además, poseen los "toolbars" que son herramientas de acceso gráfico de los menús. Algunas de las herramientos más utilizadas son: "standard, formatting, "chart" y "drawing". También, poseen una barra de fórmula que ayuda en la corrección de errores de fórmulas o textos y nos indica la posición del cursor.

   La primera hoja electrónica en ser desarrollada se conoce como Visicalc, pero no es de uso común actualmente. Las hojas electrónicas más utilizadas son: Microsoft Excel y Lotus 123. A continuación se presentan las teclas que controlan la posición del cursor, los menús, los botones y los mandatos más usados en Microsoft Excel.